Programas de actividades en modo colaborativo es distribuir acción, ahorrar tiempo y simplificar trabajo
Time Lines de Prestación
Modelo de gestión colaborativa
La principal característica de nuestra plataforma de gestión de Programas de Actividades es que ha sido concebida bajo el modelo de economías colaborativas. Esto implica construir grandes cosas con la suma de pequeños esfuerzos individuales organizados por cooperación de comunidades. Así, cada actor del ecosistema Programa Científico, aporta una parte del trabajo para que el esfuerzo se distribuya y los Organizadores incrementen significativamente su productividad y la calidad final del trabajo resultante.
Diseño de grilla de actividades
La construcción del programa Científico parte desde el diseño de la grilla conceptual de actividades. Aquí se definen e indican fechas, horarios, salas, intervalos, y áreas temáticas; todos componentes estructurales de un programa que se gestiona en formato gráfico y con acciones del tipo drag & drop.
Gestión de múltiples tipos de actividades
La plataforma resiste todo tipo de actividad en un evento. Desde conferencias plenarias, hasta paneles con subactividades dentro de un mismo criterio temático. Permitiendo gestionar cada particularidad en forma individual o grupal.
Administración de roles
Mediante la definición de roles y atributos particulares, el armado del programa se genera en forma dinámica y ordenada a medida que se van registrando las actividades. La herramienta de manejo de grupos por roles facilita y optimiza la gestión.
Gestión de actividades plenarias
Durante todo el proceso de construcción del programa de actividades se puede modificar el ensamble de las salas para ampliar o reducir la capacidad de asistentes, desde conformar salas plenarias, hasta la subdivisión de un espacio en tantas salas como se considere.
Generador de plantillas de e-mails
Nuestra plataforma de Gestión de Programas Científicos es básicamente un sistema de comunicación que debe optimizar el intercambio de información entre todos los integrantes del ecosistema, por lo tanto se puso especial atención al generador de modelos de mails, dotándolo de simpleza y versatilidad para permitir un buen intercambio.
Motor de envío de e-mails multipropósito
El motor de envíos de mails es la herramienta que se ocupa de programar las campañas de comunicación, asociando una plantilla de contenidos, e indicando fecha, hora, y velocidad de los envíos, el proceso se realiza en forma completamente automática y desasistida.
Plataforma de autogestión
Los administradores del evento tendrán acceso a la plataforma de autogestión para poder administrar todas las características de los servicios en curso.
Panel de indicadores de progreso
La plataforma cuenta con una barra de indicadores que expone en todo momento variables que permiten medir progreso y avances. Invitaciones enviadas, aceptadas, rechazadas, reprogramadas, porcentaje de actividades confirmadas y pendientes, entre otros indicadores disponibles.
Herramientas de navegación
Uno de los módulos de gran utilidad es la vista web del programa de actividades. Esta facilidad fue diseñada para ser vinculada a la página del evento, así está actualizada minuto a minuto ya que se genera dinámicamente a medida que evolucionan las confirmaciones de participación. Además de la información básica de cada integrante del programa, permite agregar una foto, una breve descripción de su perfil, y hasta y la hoja de vida o CV. También dispone de un toolkit de navegación que facilita las consultas de seguimiento.
Web APP con Dashboard de seguimiento de progreso
Una manera de mantener informado del estado de avance en tiempo real a todo el equipo de gestión, incluidos los responsables del programa o comités científicos, es compartiendo el dashboard de seguimiento, que estará disponible 7X24, evitando constantes consultas por distintos medios.
Certificación de integrantes del programa
El módulo de certificación de actividades es una herramienta muy potente en términos de ahorros de tiempos. Usando el motor de maquetación, se pueden diseñar distintos tipos de documentos, que pueden ser enviados usando el motor de envío de mails, o bien descargados desde la web del evento para generar tráfico.
Configuración de procesos manuales o automáticos
Para cada acción que se realiza en la plataforma se disparan sub procesos que pueden ser configurados en automático o manual. Estos procesos pueden ser envíos de mails, cierres de cambios en el programa, restricción de accesos, bloqueos por cupos cumplidos, entre otros. Y los administradores determinarán qué ocurre en automático, y qué realizar manualmente.
Exportación de todos los datos
Absolutamente toda la información de la plataforma se puede exportar en múltiples formatos reconocidos por Microsoft Office o G-Suite de Google.
Gestión de permisos individuales
El nivel de acceso y operatividad de cada usuario puede ser parametrizado individualmente mediante permisos simples o perfiles predefinidos y configurables.